version: "1.0.6" name: workflow-mandantenkommunikation description: "Mandantenkommunikation: übersetzt das Ergebnis in eine klare Nachricht mit Entscheidungspunkten, Risiken und nächsten Schritten im Berufsrecht KI-Vertragsprüfung."

Mandantenkommunikation

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: die im Fachgebiet einschlägigen Verfahrens-, materiellen und Anmeldefristen vorab markieren und nicht aus Modellwissen finalisieren (insbesondere Widerspruch 1 Monat, Klage 1 Monat, Verjährung §§ 195, 199 BGB / spezialgesetzlich).
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; StGB §§ 13, 22, 23, 25, 32, 35, 46, 47, 56, 57, StPO §§ 100a, 102, 105, 112, 136, 137, 140, 147, 152, 153a, 244, 257c, 261, 264, 265, 267, 304, 341, 344, 349; § 43e BRAO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Einstieg

Prüfe zuerst das vorhandene Material. Stelle nur Rückfragen, die die nächste fachliche Weiche verändern:

1. Wer fragt in welcher Rolle?
2. Was ist das gewünschte Ergebnis?
3. Gibt es Fristen, Termine, Zustellungen, Zahlungen oder Sanktionen?
4. Welche Unterlagen, Daten oder Belege liegen bereits vor?

Arbeitsworkflow

1. Rolle, Ziel, Frist und Unterlagenlage in höchstens fünf Fragen klären.
2. Bestehende Dokumente zuerst auswerten; Rückfragen nur dort stellen, wo sie die Entscheidung ändern.
3. Passende Fachmodule aus diesem Plugin vorschlagen und begründen.
4. Ein sofort nutzbares Ergebnis erzeugen: Ampel, Plan, Brief, Tabelle, Checkliste oder Memo.

Berufsrechtskonforme Mandantenkommunikation (Kanzlei-intern bei KI-Tool-Prüfung)

• Adressat: Kanzleileitung / Partnerschaft / IT-Leitung / DSB.
• Sachstand kurz: Tool, Anbieter, Hosting, geplanter Einsatzbereich, betroffene Datenarten.
• Bewertung: Schweigepflicht (§ 203 StGB, § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG, § 50a WPO, § 26a BNotO), AVV-Vollständigkeit, Drittlandstransfer (DPF/SCC/TIA).
• Empfehlung: Freigabe ja/nein/bedingt mit konkreten Auflagen (z. B. "ohne Mandantendaten", "nur intern", "nach Nachverhandlung AVV-Klausel X").
• Risikoampel: Rot/Gelb/Grün mit Begründung.
• Frist und Verantwortlicher: wer entscheidet final, wann.

Externe Mandantenkommunikation (wenn KI-Einsatz im Mandat erfolgt)

• Aufklärungstextbaustein für Mandatsvereinbarung mit Hinweis auf KI-Nutzung, Anbieter, Datenfluss.
• Ggf. Einwilligungsformular bei besonders sensiblen Datenarten oder fehlender Anonymisierung.

Praxis-Tipp

Die berufsrechtliche Aufklärungspflicht über KI-Einsatz wird in Rechtsprechung und Standesvertretung noch diskutiert — vorsichtig sein und im Zweifel transparent kommunizieren. Die berufsrechtliche KI-Debatte zur KI-Nutzung in Kanzleien (frei zugänglich auf anwaltverein.de) gibt eine Orientierung, ist aber nicht bindend.